ERP Sistemlerinde Üretim Planlama

Kısa vadeli planlama “ pratik” planlama; uzun vadeli planlama “ stratejik “ planlama kavramları içinde yer almaktadır.

Standart üretim yapan işletmelerde planlama, siparişe göre üretim yapan işletmelere göre daha kolaydır. Yıllık talep tahminleri ve bunların aylara göre dağılımı mevcut makina kapasitelerine göre programlama ve sonra makinaların boş zamanlarının saptanması ve bu zamanlarında üretime yönlendirilmesi ile işlem büyük ölçüde tamamlanır . Ancak bu planlamada serbest zamanların karlı üretimlere yönlendirilmesi ve maliyetlerin de göz önünde tutulmasını gerektirir.

Siparişe dayalı üretim yapan işletmelerde planlama daha zorlaşır ve önem kazanır. Zira ürün özel olduğundan fazla üretilmeyecek, belli zamanda tamamlanacak ve sevk edilecektir. Makinenin bu siparişin arkasından boşta kalmaması için yeni siparişin hazırlıkları tamam olmalıdır. Siparişe bağlı çalışan işletmelerde aylık planlamanın zorluğu, Yönetimi, üretim planlamasını haftalık yapmaya zorlar. Zira üretim planlamacı bir hafta sonrasını görmekte güçlük çeker veya aşırı plan değişikliği, planın başarısını azaltır.

1-Üretim Hızını Sabit Tutmak :
Bir işletmenin Direkt işçilik giderleri dışındaki işçilikler; Endirekt işçilikler ve Genel işletme giderleri genelde üretimin artması yada azalmasında pek fazla değişken değildirler. Şöyle ki bir işletmede çalışan makine sayısını azaltmak yada çoğaltmak endirekt çalışanların sayısını pek fazla etkilemez. Yönetim pozisyonundaki ustalar,mekanik ve elektrik bakımcılar vinç ya da forklift operatörleri, muhasebe, personel elemanları aşçı, bekçi gibi çalışanların giderleri aynen devam eder. Bu durumda üretimin maliyeti bu çalışanların da giderlerine göre hesaplandığından, üretimin hızının sabit tutulması yani düşürülmemesi temel hedef olmalıdır.Çünkü üretim düşerse, maliyetler yükselecek, kar azalacak; belki de zarar söz konusu olacaktır. Bu tip planlamalarda ihmal edilen ama önemli bir sorun haline gelebilen “stok maliyetleri”dir. Üretimini satabilen işletmelerde bu sorun olmaz. Ürettiğini sat!. Ne kadar fazla üretebilirsen o kadar maliyet azalacak, kar artacaktır. Bu model. Stok sorunu olmayan işletmeler için geçerlidir. Ürettiklerini zaman zaman stoka koyan işletmelerde yer ve finans gündeme gelince bu plan geçerliliğini yitirir. Dağ gibi stoklara dağ gibi de para gerekir.

2-Talebin mevsimlik dalgalanmalarını üretim hızını değiştirerek karşılamak, stokları minimum düzeyde tutmak.
Talep mevsimlere göre değişken ise, örneğin kola, dondurma gibi mevsime göre değişen taleplerde stok yapılması hem ekonomik olarak hem de son kullanım ömrü, olarak zorlaşır. Bu durumda stoka üretim yerine üretimin azaltılması zorunlu bir yol olur. Doğaldır ki yaz aylarında daha yüksek kapasite kış aylarında kısmi kapasite kullanımı ve üretimin buna göre yapılması gerekir.

3-Bu iki alternatifin kombinasyonu:
Bir yandan bazı üretim tiplerinde üretim hızını sabit tutarken diğer yandan mevsimlik dalgalanmaya göre bazı tiplerin üretimini azaltmak yada ara vermek bu alternatif için geçerli olabilir. Örneğin dondurma yapan bir işletme kendisini süt ürünlerinin başka bir tipini de üretebilirse, yoğurt, yağ vb. üretim hattında talebi sürekli olan tiplerde üretim hızı sabit, değişken olan tiplerde değişken üretim ile bu kombinasyonu sağlayabilecektir.

4-Esnek Üretim Planlaması:
Eğer tüm planlar, varsayımlar ve çevre koşulları beklendiği gibi sonuçlansaydı, değil “ Esnek Üretim Planlaması”na Üretim planına dahi ihtiyaç olmazdı. Çünkü, “Üretim Planı” Satış Bütçesi”nin bir türevi olurdu. Oysa iş dünyası ve koşulları sürprizlerle doludur. Hele oynak piyasalar ve kriz ortamları satış, üretim ve alım bütçelerini kökünden değiştirmekte, yeni yeni kurallar ortaya çıkarmaktadır. Amaç, “Vakit, Nakit ve Kalite’nin verimli yönetimi” olduğuna göre Planlama kriterlerinin bu doğrultuda incelenmesi gerekir.

İstenildiği zaman değiştirilebilen üretim planına esnek üretim planı adı verilmektedir.

Bu sayede
• Yüksek ham madde stoklarına,
• Çok düşük ürün stoklarına,
• Uygun olmayabilen bir kapasite dağılımına
• Çok yüksek müşteri memnuniyetine ulaşılmış olunur.

Kısaca dört ana grupta sıralanan bu parametrelerde, değer ve koruma riski yüksek olan ürün stoklarının en az seviyeye inebilmesi şüphesiz büyük avantajdır.

Hammadde stoklarının en düşük seviyede tutulabilmesi ise,
• Çok kısa “tedarik süreleri” ne
• Ürün, ürün türevleri ve hammadde ilişkisinde doğru planlamaya bağlıdır.

KAPASİTE
Kapasiteyi belirleyen ölçüler çok geneldir.Üretim yapan bir işletmenin kapasitesini tanımlamak oldukça güçtür. Makinaların tek tek kapasitelerini toplamakla, işletmenin tüm kapasitesini bulmak olası değildir. İşletmenin tüm birimleri arasındaki veya iş istasyonları arasındaki ilişkiler karmaşıklaştıkça kapasiteyi tanımlamak güçleşir. İş istasyonları arasındaki üretim hızların farklılıkları, tamir bakım faaliyetleri, program hataları yüzünden boş beklemeler, defolu ve ıskarta miktarları, işçi ve daha pek çok faktör fiziksel kapasite üzerinde sapmalara yol açar. Üretim plan ve programları bu sapmalar göz önüne alınarak yapılmalıdır.

Kapasite genellikle; bir üretim oranı veya belirli bir zaman içindeki üretim miktarı olarak tanımlanır.

KAPASİTE İLE ÜRETİM HIZI İLİŞKİLERİ
Üretim hızının düzgün tutulması amacı ile başvurulacak çareler:

a) Stok yapmak
b) Düşük talep dönemlerinde satışları artıracak önlemler.
c) Yüksek talep düzeylerini düşürücü önlemler.
d) Çalışma saatlerinin artırılması veya azaltılması,
e) Yeni insan gücü alma yada işten çıkarma ile insangücü ayarlama.

Bu çarelerin hiçbirinin sorunu ekonomik olarak tek başına çözümlesi beklenmemelidir. Fakat bunların birkaçının kombinasyonu ile izlenecek politika ile istenilen sonuç gerçekleştirilebilir.

Kapasite planlamasında belirsizlikler
Talep, arıza, işçi verimliliği, ıskarta gibi pek çok faktör kapasite planlamasına belirsizlik getirir. Belirsizliği olasılık hesapları ile incelemek ve söz konusu problemleri belli varsayımlar altında çözümlemek mümkündür.

İnsan gücü kapasitesi : Üretim plan ve programlarının hazırlanmasında makine ve insan gücü kapasiteleri ayrı ayrı hesaplanır. Makine gücünün ağırlık kazandığı bir işletmede makine kapasitesi öne geçer. Otomatik ve yatırım değeri yüksek makinaların kullanımında insan gücü ikinci planda kalır. Öncelik makinelerin maksimum düzeyde kullanımıdır. Emeğin yoğun ve pahalı olduğu hallerde durum tersine döner.

Planlama açısından makine ve insan gücü kapasiteleri arasında pek fark yoktur. Kapasite ayarlamalarında insan gücünde belirsizlik daha fazladır. Örneğin bir işçinin maksimum kapasitesi kişisel niteliklere bağlıdır. Psikolojik ve yasal kısıtlayıcı faktörler de etkendir.

ERP Projeleri Neden Başarısız Olur...

İşletmelerin analizini yapan ERP çözüm uygulayıcıları analiz süresince elde ettiği verileri işletme sahibine ve personeline çok iyi anlattığında ve şirket içinde ERP süreci kabul gördüğünde uygulamalar başarılı bir şekilde sonuçlanır. Fakat erp uygulama süreçlerinde karşımıza çıkan özellikle çalışan bazlı ayak diremeler ve eski sistemden mutlu olup yeniye geçmek istemeyen yönetici kadroları yüzünden sistem sekteye uğratılır. Oysa her şey ortada ve nettir. Analiz süresince her iki taraf ne istediğini ortaya koyduğunda teklif edilen tutar ve ön görülen süredeki danışmanlıkta bir ücret talep edilmemekte. Tam tersine uygulamayı yapan erp çözüm ortağı daha fazla çaba harcamakta ki o müşteriden başka bir müşteriye geçiş yapabilsin.


ERP arayışına giren firmaların büyük bir çoğunluğu sistemi kurmadan önce taleplerini karşılayacak çözümlere odaklanmak yerine fiyat olarak daha düşük ve tecrübe olarak daha zayıf işletmeleri tercih etmekteler. Bu konuda dünya genelinde bakarsanız erp uygulayan işletmelerde önce patron ve üst düzey yöneticiler sistemin arkasındadır. Çok basit bir örnek ile şunu söyleyebilirim, bir işletmede erp uygulaması esnasında bir departman müdürü günün sonunda etkisinin azalacağını hissettiği andan itibaren sistemin gereksizliğinden, işe yaramadığından ve içinden çıkılması zor olduğundan bu yüzdende işlerin yavaşlayacağından hatta yavaşladığından dertlenip içten içe muhalif bir kanat yaratır ve sonunda başarıyı yakalamak üzere olan içerdeki bu muhalif yan olur ve öngörülen sürede bitmemesi sağlanır işin.

Ticari işletmeler ERP tercihlerini yaparken ilk karşılarına çıkan tutar nedeniyle modülleri eksik alarak yola devam etmeyi ve süreç içinde diğer modülleri eklemeyi seçiyorlar ya da sonradan ortaya çıkan ekstra geliştirme taleplerinde bulunuyorlar. İlk etapta tüm departmanlar ve yöneticileri ile yapılan görüşmelerde ortada olmayan ve dile gelmeyen bir geliştirmeyi aradan bir iki ay geçtikten sonra öne çıkartıyorlar. Bazen öyle bir hale geliyor ki projeyi sıfırdan yapmanızı bile talep edebiliyorlar. Burada işletmenin analizi deği l sistemi bu hale getiren tamamen işletmenin kendi iş yapış yöntemine duyduğu acemilikten kaynaklanıyor.

Bugün erp projelerinin büyük bir çoğunluğunda Endüstri Mühendisi arkadaşlarımız çalışıyor ve hepsinin ortak sıkıntısı şu, iletişime kapatıp tamamen muhalif olmaya çalışan personeller. Bir iş modeli üretip sisteme entegre ettiğinizde bunu istemeyen yöneticiler ve yapılan ERP yatırımının performanslı çalışmasını sağlayacak donanım yatırımını yapmayan işletme sahipler.

Günün sonunda şuna geliyorsunuz, Türkiye’de KOBİ ve kobi üstü bir çok firma halen karakalem muhasebe ve işletme yönetiyor. Bugüne kadar binlerce firma ile görüşmelerde bulunduk ERP konusunda neredeyse hiç birinde ARGE muhasebesi kavramı yok ve kendilerince arge departmanları var. Aynı anda 3-4 program kullanıp buradan sonuca ulaşmaya çalışıyorlar. Muhasebe yazılımı ayrı, üretimi ayrı, raporlaması ayrı hatta depo yönetimi ayrı yazılım kullanan yüzlerce firmamız var ziyaret edip görüştüğümüz. Bütçelemeyi gerçek değerleri yansıttığından şüphe duydukları raporlar ile ofis programlarında yapan işletmelerimiz var.

ERP, evet kesinlikle çok gerekli fakat tercihlerimizde ve uygulamalarımızda kesinlike BAĞIMSIZ BİR YÖNETİM DANIŞMANI ile yol almak en güzeli diye düşünüyorum. Böylece arada bir köprü görevi görerek sistemi en üst seviyede verimli hale getirir. Bununda yolu ERP isteyen kurumların önceliğini bütçeden değil gerçek çözümü alacağı yazılımdan yana kullanmaları ile mümkün olur. Diğer türlü 15-20bin tl ucuz diye aldığı yazılımdaki verim, performans, iş ve zaman kaybının personel sayısı ile çarptığınızda ilk anda kazanç diye görünen o tutarın iki üç katı zarar ettiğini görebiliriz.