Türkiye’nin dinamik ekonomisi içerisinde faaliyet gösteren KOBİ’ler, yakaldıkları önemli iş fırsatları ile ciddi bir büyüme yaşamaktadır. Özellikle ISO kalite güvence yönetimini uygulamaya başlayan kobiler, büyük sanayi kurumlarına tedarikçi olma ya da ihracata başlama fırsatlarını yakalamaktadır. Bu fırsatlar, özellikle üretimde ve istihdamda büyümeyi getirmektedir. Bu süreçten geçen kobilerdeki büyüme hızı şaşırtıcıdır. Örneğin 50 kişinin çalıştığı bir soba imalatçısı 4 yıl gibi kısa bir sürede kendini 450 kişinin çalıştığı bir kurum olarak bulabilmektedir.
Bu süreç doğal olarak beraberinde başka değişiklikler de getirmektedir. İşletme sahiplerinin, ustalık niteliklerinin yanına yöneticilik niteliklerini eklemeleri gerekmektedir. İş ilişkilerinde kişisel ilişkilerin yerini profesyonel ilişkiler almaktadır. Muhasebe önceleri tamamen vergi yükümlülüğünü yerine getirebilmek amacı ile ve sıklıkla şirket dışında tutulurken artık finans yönetimi ön plana çıkmakta ve şirket içerisinde bir muhasebe servisi kurulmaktadır.
Kullanılan iletişim yöntemleri de bu değişimden pay almaktdır. Önceleri bütün çalışanların aynı mekanda olduğu ve her an yüzyüze görüştüğü bir çalışma ortamından kişilerin birbirini görmeye fırsatlarının olmadığı, yüzyüze görüşmenin yerini telefon ve e-postanın aldığı bir çalışma ortamına geçilmektedir.
Bu gelişmeler, beraberinde bazı ihtiyaçları da getirmektedir. Çalışanların kurumun amaçları ve politikaları doğrultusunda çalışmak üzere yönlendirilmesi ve denetlenmesi gerekmektedir. Farklı müşteri talepleri ile karşılaşan personelin, kurumsal bir tutum ve tavır sergilemesi de gelişmekte olan KOBİ’nin pazardaki algılanmasına olumlu etkisi olacaktır.
KOBİ’ler bu değişime ve ortaya çıkan yeni ihtiyaçlara uyum göstermek için öncelikle IT yatırımına yönelmektedirler. Ancak bu yatırımların ne ölçüde planlı yapıldığının ve yatırımın geri dönüşünün ne kadar kısa zamanda gerçekliştiğinin de irdelenmesi gereklidir. Kullanılan yazılımların kısa vadeli ihtiyaçlara göre seçilmesi belirli sorunları da beraberinde getirmektedir. Bunlar şöyle sıralanabilir:
- Kişiler, kendi kullanacakları bilgileri kendileri yaratmaktadır. Bu durumda aynı bilginin farklı kişilerce farklı yazılımlara tekrar tekrar girilmesi gerekir ki bu önemli bir zaman kaybını da beraberinde getirir.
- Çalışanların kendi girdikleri bilgilerin bakım ve korunması da yine aynı kişilere kalmaktadır. Verilerin korunması konusu bu kişiler birinci derecede sorumluluğu olmadığından, konuya gereken önem verilmeyebilmektedir ki, bu da bilgi kaybı riskini önemli ölçüde arttırmaktadır.
- Bilgiler birbirleri ile entegre olmadığından, mevcut bilgi üzerinden analiz yapmak çok zor olmakta ve uzun zaman almaktadır. Sonuçta kritik konularda karar verme süreçleri uzamakta, şirket stratejik kararlarını gereken çeviklikle alamadığından bazen müşterisini kaybetmekte bazen de zarar edeceği sözleşmeler yapmak zorunda kalmaktadır.
- Bilginin kişinin sorumluluğunda olması, gizli bilginin şirket dışına çıkarılabilmesi riskini de arttırmaktadır. Böylece şirketten ayrılan bir personel, bilgileri de beraberinde götürebilmekte ve şirket ciddi kayıplarla karşı karşıya kalabilmektedir.
Bu tür sorunların önüne geçmek için, gelişmekte olan KOBİ’nin, verilerini entegre bir veritabanına aktarması ve bu veritabanının bakımını ve personelin veriye erişimini denetim altına alması gerekir. Bu amaçla atılacak adımların herhalde en isabetlisi, altyapısında güvenilir bir veritabanı sunucusu bulunan bir ERP (kurumsal kaynak planlama) sistemine geçiş yapmaktır.
Bilgi tabanının yukarıdaki gibi bir dönüşümden geçirilmesi sonucunda kolaylıkla profesyonel destek alınması ve yukarıda sayılan sorunların giderilmesi mümkün olacaktır. Bilgilerin entegre bir yapıda ve güvenli bir ortamda tutulması KOBİ’nin üst düzey yöneticilerinin kritik kararlarını kısa sürede ve güvenilir verilere dayalı olarak almasını mümkün kılacaktır. Bu da KOBİ’nin pazardaki rekabet şansını ve karlılığını arttıracaktır.
