Kobilerin hızlı büyümeleri, iş yapış biçimlerinde önemli değişikliklerin oluşmasına yol açmaktadır. Bu değişiklikler beraberinde yeni altyapı ihtiyaçlarını da doğurmaktadır.Bunlar arasında özellikle yeni yazılımlara duyulan ihtiyacı da sayabiliriz ve tabii, ERP yazılımları burada önemli bir pay sahibidir.
Ancak ERP almaya karar veren bir işletmenin karşısına çok sayıda seçenek, bu seçenekleri sunan çok sayıda ERP üreticisi ve bunların yine çok sayıda iş ortakları çıkıyor. Bu noktada “Hangi ERP yazılımını alayım?”, “Aldığım ERP yazılımını bana uygulayacak iş ortağı olarak kimi seçeyim?” sorularına verilecek cevaplar, şirketin gelecek yıllardaki performansını etkileyeceğinden, zannedildiğinden çok daha fazla önem taşır.
Bu aşamada öncelikle ERP almayı düşünen şirketin kendine sorması gereken berlili sorular var: Neden bir ERP sistemi almaya karar verdik? ERP sisteminden ne bekliyoruz? Bu sorulara verilecek cevaplar netleşmeden ERP alım sürecine devam etmek, hayal kırıklığı ile sonuçlanabilir.
Genellikle bir işletmenin ERP alırken hedefleri şunlardır:
- Finansal yönetimin güçlendirilmesi ve bu şekilde
- Stratejik kararların doğru bilgiye dayanarak hızla alınması
- En kazançlı faaliyet alanlarının belirlenerek bunların üzerine gidilmesi
- Şirket giderlerinin denetim altına alınması
- Stok devir hızının yakından izlenmesi ve buna bağlı olarak stok seviyesinin mümkün olan en düşük düzeye indirilmesi (sonuçta belki şirketin, bazı depoların kira yükünden kurtulması)
- Müşterilere hızlı ve hatasız geri dönüş yaparak müşteri memnuniyetinin ve sadakatinin sağlanması
- Internet teknolojilerinin de yardımı ile müşterilerin daha kolay ve daha fazla sipariş vermesinin sağlanması
- Üretim süreçlerinin ve maliyetlerinin kontrol altına alınması
Bu liste uzayıp gidebilir. Ancak sonuçta şu amaçla baş başa kalırız: Karlılığı ve rekabet gücünü arttırmak.
Seçilecek ERP sisteminin işte bizi bu amaçlara eriştirmesi gerekir. Bu nedenle öncelikle, ERP almayı düşünen şirketin, faaliyet gösterdiği iş kolunda uzmanlaşmış bir ERP sistemi araması akla yakındır. Böylece şirketin iş yapış biçimlerinden doğru olanların aynen korunması, hatalı olanların da ERP sisteminin gönyesinde düzeltilmesi mümkün olabilir. Ayrıca hizmet veren danışmanlar, işinizi nasıl daha iyi yapabileceğiniz konusunda da size yeni ufuklar açabilirler.
ERP sisteminin kendisi bir iş kolunda uzmanlaşmış olmasa da, sistemi bir tür platform olarak kullanıp geliştirilen ek modüller bulunabillir. Bu tür ürünleri almak da yukarıda sözü edilen avantajları sağlayacaktır.
ERP sisteminin geçmişini, yani önceki versiyonlarında hangi özelliklerin bulunduğunu bilmek de seçimde size bazı ipuçları verebilir. ERP sistemi nasıl bir gelenekten geliyor? Bir finans yönetim yazılımı olarak başlayıp daha sonra üretim, CRP ve benzeri fonksiyonları mı bünyesine katmış, yoksa bir üretim yazılımı olarak dünyaya gelip sonra mı diğer fonksiyonları geliştirilmiş. ERP’nin sahip olduğu geçmiş, aynı zamanda hangi alanda daha deneyimli ve güçlü olduğunu da gösterir. Sizin önceliklerinizle örtüşen bir geçmişe sahip bir ERP sisteminden memnun kalmanız daha büyük bir olasılıktır.
ERP sisteminin sahip olduğu özellikler ve kurulum – kullanm kolaylığı da karar vermede önemli bir etkendir. Bir sistemin çok geniş fonksiyonlara sahip olması, kurulumunun da daha uzun sürebileceği olasılığını arttırır ki bu da daha yüksek hizmet maliyeti demektir. Buna karşılık kurulum hizmet maliyeti daha düşük olsun diye ihtiyacınızın ancak yarısını karşılayan bir yazılım almak, ya verimsiz kullanım sonucunu doğuracaktır, ya da karşılanamayan ihtiyaçların ayrıca geliştirmeler yaparak giderilmesi sonucunu doğuracaktır ki bu da yine ek maliyet anlamına gelir. Seçimin bu bağlamda doğru dengeler kurularak yapılması gerekir.
Toplam Sahip Olma Maliyeti (TCO – Total Cost of Ownership) de yine önemli bir seçim kriteridir. Bir ERP sisteminin toplam sahip olma maliyeti şu unsurlardan oluşur:
- ERP’nin lisans bedeli
- ERP’nin yıllık güncelleme bedeli
- ERP’nin gerektirdiği işletim sistemi, sunucu ve benzeri ilaveli altyapı yazılım ve maliyeti
- Kurulum sırasındaki danışmanlık hizmet bedelleri
- Kurulum tamamlandıktan sonra ihtiyaç duyulacak destek hizmetleri bedeli
Satınalma sırasında bunların tamamının göz önünde bulundurulması, daha doğru bir satınalma kararının verilmesi ile sonuçlanacaktır. Şöyle ki, lisans bedeli diğerlerinden daha yüksek olan bir ERP sistemi, kısa sürede işletmeye alınabilecek ve şirketin zaten sahip olduğu bilgi sistemleri altyapısı üzerinde çalışabilecekse, lisans bedeli daha ucuz olan bir sisteme kıyasla daha düşük bir toplam sahip olma maliyeti sunabilecektir.
Doğru ERP sisteminin seçilmiş olması, şirket yöneticilerini bilgi sistemlerine yatırım yapmak konusunda cesaretlendirir. Böylece şirketin yapısı değişip geliştikçe, ERP sisteminin de gerekli düzenlemelerle yeni yapıya ayak uydurması sağlanır ve bu da sürekli artan verimlilik ve karlılık demektir.
Hiç yorum yok:
Yorum Gönder